Chcesz wynająć biuro? Sprawdź, na co zwrócić uwagę

Postanowiłeś rozpocząć działalność w stolicy. Nie posiadasz własnej nieruchomości, więc zdecydowałeś się na wynajem. Na szczęście biura do wynajęcia w Warszawie oferują zarówno spółdzielnie mieszkaniowe, jak i prywatni najemcy. O czym powinieneś pamiętać, planując wynajęcie lokalu?

Lokalizacja placówki biurowej

Zastanów się, z czym wiąże się twoja działalność. Czy waszą placówkę często będą odwiedzać seniorzy lub młodzież albo też zajmujecie się sprzedażą? Jeśli tak, poszukaj takiego miejsca w Warszawie, które jest dobrze skomunikowane z resztą dzielnic. Niekoniecznie musi być to centrum, gdzie ceny będą wyższe - być może zainteresują cię powierzchnie biurowe w Warszawie znajdujące się wzdłuż linii metra. Wiele ofert biurowych do wynajęcia w Warszawie jest tutaj: http://www.axiimmo.com/biura/region-warszawa/warszawa/

Z kolei jeśli zajmujesz się organizacją szkoleń czy warsztatów, zwróć uwagę, czy w pobliżu znajdują się tereny zielone. Spacer w parku podczas przerwy w intensywnych zajęciach wszystkim dobrze zrobi. Jeśli w pobliżu biura będą dodatkowo sklepy, a także jadłodajnie typu naleśnikarnia bądź pierogarnia, z pewnością będzie to atrakcyjna lokalizacja dla potencjalnych pracowników czy uczestników kilkudniowych warsztatów.

Standard powierzchni biurowej

Bez względu na to, czy wynajmiesz biuro w nowoczesnym wieżowcu, czy w klimatycznej kamienicy - standard jest ważny. Estetyka będzie robić wrażenie na potencjalnych klientach, ale twoim pracownikom także będzie się dobrze pracować w przestrzennym, jasnym, dobrze oświetlonym wnętrzu, z funkcjonalnymi meblami, czystą łazienką, możliwością przygotowania w przerwie prostego posiłku czy wypicia ulubionej kawy.

Policz, ile przestrzeni potrzebujecie (reguluje to rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, ale oczywiście możecie potrzebować więcej niż "co najmniej 13 metrów kwadratowych wolnej objętości pomieszczenia oraz co najmniej 2 metrów kwadratowych wolnej powierzchni podłogi" na każdego pracownika). Zwróć również uwagę na miejsca parkingowe, postój dla rowerów, a także na udogodnienia dla osób niepełnosprawnych. Winda czy dostosowana łazienka to już klasyka.

Media w biurze

Woda, prąd, gaz czy wywóz śmieci to oczywiście standard, ale dowiedz się także, jak szybki będzie wasz internet. To ważne, zwłaszcza w przypadku przesyłania dużych plików. Rozejrzyj się też, czy w pobliżu nie ma przeprowadzanych remontów - bywają biura, które w tym czasie notorycznie pozbawiane są mediów "dzięki" nieostrożnym pracownikom.

Umowa najmu powierzchni biurowej

W przypadku wynajmu poniżej roku wystarcza umowa ustna, jednak obydwie strony dla własnego bezpieczeństwa wolą mieć przygotowany dokument. Co w nim zawrzeć?

• dane wynajmującego oraz najemcy, w tym jego tytuł prawny do zajmowania lokalu;
• opis lokalu (powierzchnia, pozostające do użytku meble czy sprzęt techniczny, liczba i charakter wynajmowanych pomieszczeń - nie tylko biuro, ale i np. pokoje socjalne czy toalety);
• koszt wynajmu (w tym czynsz, opłaty za media i obsługę administracyjną budynku), termin i sposób zapłaty;
• kaucja (jeśli była pobierana, należy to zapisać w umowie oraz zaznaczyć sposób jej rozliczenia);
• wyszczególnienie, jakie koszty (np. drobnych napraw, ubezpieczenia, monitoringu, ekipy sprzątającej) ponosi wynajmujący, a jakie najemca; prawa i obowiązki, do których zobowiązują się obydwie strony;
• okres trwania najmu i warunki jego rozwiązania;
• podpisy każdej ze stron

Przed podpisaniem umowy warto się dowiedzieć, czy właściciel wyraża zgodę na aranżację wnętrza zgodną z działalnością twojej firmy, czy też nie pozwala na jakiekolwiek zmiany.

Dodatkowe uwagi

Ile to wszystko będzie cię kosztować? Wynajęcie biura w Warszawie waha się od kilkudziesięciu do nawet kilkuset złotych za metr kwadratowy. Co więcej, najemca może podwyższyć opłaty, nawet jeśli nie zapisał tego w umowie - art. 6851 kodeksu cywilnego zezwala na wypowiedzenie dotychczasowego czynszu w trybie jednostronnego oświadczenia woli z zachowaniem miesięcznego wyprzedzenia. Jeśli nie zgodzisz się na nowe warunki, masz prawo rozwiązać umowę po upływie miesięcznego wypowiedzenia.

Warto również, abyś decydując się na wynajem biura, sprawdził, czy w pobliżu nie działa już konkurencja. Wiele dobrze zapowiadających się księgarń, pasmanterii czy lokali gastronomicznych musiało z tego powodu zamknąć swoje podwoje.
Z drugiej jednak strony stolica - a także skomunikowane z nią pobliskie miejscowości - to dobre miejsce na rozwinięcie działalności.

Warto zaryzykować, wynajmując biuro właśnie w Warszawie np. na Mokotowie lub na Woli a w tych dzielnicach warto szukać biur w serwisie z bazą ofert biurowych w najpopularniejszych dzielnicach Warszawy: http://www.biura-mokotow.com/ . Być może twoja firma rozwinie się tak, że za jakiś czas będziesz mógł sobie pozwolić na własny lokal?